CENTRAL DE RESERVAS TURISMO .
Proponemos una herramienta informática especialmente desarrollada para la comercialización, el control y la gestión de reservas de alojamientos por parte de una central de reservas cuyo volumen de control puede superar ampliamente los 4.000 alojamientos y empresas turísticas relacionadas con las actividades.
Actualmente, más de 25 centrales de toda España utilizan esta solución informática y se presenta como la solución más avanzada en el ámbito del turismo, ya que ofrece un gran número de utilidades destinadas a controlar todas las facetas inherentes a la gestión de reservas : desde la creación y personalización del portal de venta, pasando por la reserva online, la confección de presupuestos automáticos, control y seguimiento de clientes, clasificación y ordenación de las reservas, eventos, avisos, hasta el cobro y liquidación de comisiones. Además, consta de una plataforma de venta con todas las funcionalidades necesarias para completar de forma fácil y rápida una venta online bien mediante pago electrónico o transferencia, y funcionando en Gallego, Español, Inglés, Portugués, Alemán, Francés e Italiano.
Además, permite la comercialización directa o a través de otros operadores u oficinas y facilita la comercialización en agencias y touroperadores externos.
1- MICROSITE
PLATAFORMA PARA LA VENTA ONLINE
CentralGest dispone de una potente herramienta web, que permitirá al cliente
(turista) la búsqueda de alojamientos con disponibilidad real, la obtención de presupuestos y la definitiva venta online mediante pago electrónico, disponible todo ello en 9 idiomas
La plataforma de venta online se caracteriza por su sencillez de uso y quedará perfectamente adaptada, mediante el módulo de configuración, a la imagen corporativa que en cada momento haya adoptado el cliente.
Sus funcionalidades principales son las siguientes:
WEB CONFIGURABLE:
El motor web de la central está preparado expresamente para que pueda adaptarse con suma facilidad a la imagen del cliente. Mediante el sistema de configuración podremos cambiar el logotipo, la cabecera, los colores básicos, e incluso el “banner en espera” que aparece cada vez que buscamos un alojamiento disponible.
BUSCADOR DE ALOJAMIENTOS Y DISPONIBILIDAD:
El buscador contendrá las principales funcionalidades.
En la parte superior disponemos del buscador de alojamientos por “nombre” y de buscador de alojamientos. Se incluye un mapa para que podamos seleccionar la oferta a través de marcación directa.
El buscador de disponibilidad es una herramienta realmente completa, ya que introduciendo la fecha de entrada, el número de noches y el número de personas, el buscador localiza todos los alojamientos libres, atendiendo a la tipología seleccionada.
La búsqueda puede ser filtrada por distintos criterios o servicios (piscina, mascotas, aire acondicionado, barbacoa…), y dispone de tres posibilidades de localización
Si lo que deseamos es localizar habitaciones, el buscador permite especificar el número y el comportamiento de cada una de ellas.
Se trata de un buscador inteligente, ya que si el número de resultados no es satisfactorio, nos muestra alternativas que pueda ser de nuestro interés. Por ejemplo, si buscamos alojamiento para 8 personas, buscará cualquier tipología de alojamiento disponible también para 9, 10 y 11 personas, e incluso nos informará de aquellos alojamientos disponibles cuyos días mínimos de reserva es superior al solicitado.
Lo primero que llama la atención es la ENORME RAPIDEZ de búsqueda.
Puede mostrar 250 resultados calculados en menos de 3 segundos gracias al motor de última generación, algo muy difícil de encontrar en el mercado (algo realmente importante para ofrecer un buen servicio a nuestros clientes).
El resultado de la búsqueda es un listado de alojamientos con el presupuesto perfectamente calculado, ya que tiene en cuenta los precios en las distintas temporadas, las ofertas emitidas por el propietario, régimen y condiciones de restauración (desayuno, MP, PC), así como los días mínimos de contratación no permitiendo las reservas que el propietario haya configurado con un número de días mínimos. Desde este listado podremos acceder directamente a reservar o podremos optar por ampliar la información sobre cualquiera de los alojamientos propuestos.
Además, podrá rastrear la búsqueda mediante LA HERRAMIENTA MÁS COMPLETA de geoposicionamiento que actualmente existe en el mercado. El resultado de la búsqueda no solo se muestra al completo en el mapa, sino que además, nos permitirá aplicar filtros en tiempo real sobre precio y características o ponerlo en ”modo foto” para mejorar la navegación. El sistema es sencillamente fantástico, ya que disponemos del precio final de cada uno de los alojamientos y, lo mejor, todas las opciones son reservables 100% directamente sobre el mapa.
GENERACIÓN DE PRESUPUESTOS:
Si alguno de los resultados de la búsqueda nos interesa, podemos solicitar su correspondiente presupuesto, con el objeto de enviarlo, a través de la central, a un cliente o, simplemente, como cortesía de cliente a cliente. El presupuesto lleva incluido todos los parámetros necesarios para, partiendo del correo, poder concluir la reserva online.
Incluye además un “sistema de favoritos” que permite incorporar a una ficha aquellos presupuestos o alojamientos que nos hayan parecido más interesantes. El objeto, como en el caso anterior, es permitir el envío de esa información a través de correo electrónico con el fin de facilitar la reserva, o bien a través de la reserva, o bien de cliente a cliente.
RESERVA ONLINE, FÓRMULAS DE PAGO:
Una vez obtenido el presupuesto, bien a través de una búsqueda de disponibilidad o bien a través de la ficha de un alojamiento individual, podremos efectuar la reserva en un solo paso. Bastará marcar el botón de reservas y rellenar el formulario con los datos solicitados.
La finalización de la reserva está sujeta a la aceptación de las normas que rigen la central y a la forma de pago. El cobro del importe podrá realizarse mediante pasarela bancaria (TPV) o bien al alojamiento o bien a la central (según configuración de la central). Admite también el método convencional de transferencia bancaria.
También podemos configurar un sistema híbrido que permita al cliente optar por una u otra posibilidad.
Cada vez que se produzca una reserva, el sistema comunica al propietario vía SMS (móvil) de forma inmediata los datos básicos de la contratación y procede a emitir los pertinentes bonos que se enviarán por correo electrónico al cliente, propietario y central de reservas.
Automáticamente la reserva pasa a la intranet de la central para su posterior edición y seguimiento.
FICHA DEL ALOJAMIENTO:
Cada alojamiento contará con una ficha individual con todos los datos del alojamiento:
a) Datos de contacto del alojamiento y de la central (configurable).
b) Características, precios del alojamientos, ofertas y paquetes disponibles.
c) Fotografías
d) Comentario descriptivo del alojamiento.
e) Comentario descriptivo del entorno, zona o comarca donde se ubique.
f) Ubicación georeferenciada del alojamiento, con cálculo de ruta a partir del punto de
origen. Alojamientos disponibles alrededor con precio medio y posibilidad de búsqueda
de disponibilidad.
g) Buscador individual de disponibilidad por número de noches y fecha que permita determinar la disponibilidad, presupuestar los elementos seleccionados (prespuesto
cerrado) y contratar online.
h) Calendario visual por meses donde se especifique el grado de ocupación y
temporadas, que permita selección de fechas y obtener prespuesto sobre elementos
seleccionados y reserva online.
i) Listado de recursos, actividades, restaurantes, etc… próximo conforme al módulo de
venta complementaria o venta cruzada.
INSERCIÓN DE DATOS DE LOS ALOJAMIENTOS:
Los datos de los establecimientos serán introducidos por los propietarios a través de la herramienta especifica. Se puede facilitar una licencia a la central de reservas para que puedan realizar la carga en CentralGest de aquellos establecimientos que por motivos técnicos o de capacidad, no puedan llevar ellos mismo su gestión y control de disponibilidad.
GENERADOR DE PLATAFORMA DE VENTA:
Por una parte, determinar las condiciones particulares de trabajo de la central. Hablamos de parámetros como el porcentaje de comisión, fórmulas de cobro (tpv, transferencia, directo al propietario, porcentajes adelantados, liquidación directa,etc..), sobretarificación, controles para seguimiento, bonos descuento, etc….
Esta utilidad permitirá la reconfiguración inmediata del software de la central en el momento en que cambie la forma de trabajo de la misma (por ejemplo podremos adaptarla rápidamente si se decide cobrar una determinada comisión, utilizar un módulo único de TPV, emitir ofertas generales y descuentos, cambiar la política de control, etc….)
Por otra parte, dispone de un generador específico que permite controlar el aspecto de la plataforma de venta al público así como la forma de comportarse. Aquí determinaremos el mapa de distribución de territorio, con la asignación de alojamientos, los logotipos y colores de la plataforma, los datos que se muestran en las fichas, el tipo de alojamientos, la fórmula de aparición o la conexión a la plataforma de venta.
La plataforma de venta, una vez configurada y adaptada a las necesidades del operador, dispondrá de mapa, buscador de disponibilidad, reservas online, comunicación de reserva vía SMS, envío de bonos, gestión de monográficos, artículos, favoritos, apartado para actividades, ofertas, búsqueda por nombre, localidad, comarca y provincia, con sistema de menús personalizables, emisor de presupuestos, cuaderno de favoritos, ficha individual de alojamiento con calendario, etc…..
En definitiva, se trata de una plataforma/portal especialmente indicada para venta directa online al cliente final y soporte ideal para la búsqueda y contratación de producto desde el callcenter, ya que lleva incorporado control de usuarios.
GESTIÓN Y CONTROL DE RESERVAS:
Permite llevar el control interno de todas las reservas que se producen, tanto directamente desde nuestra plataforma en Internet como desde nuestro callcenter. Cada vez que se produce una reserva, el sistema avisa al callcenter y almacena todos los datos para su control y seguimiento. Dispondremos de un buscador de reservas y un panel específico que nos permitirá contrastar y modificar datos, marcar eventos y emitir bonos de prerreserva, condiciones y confirmación, tanto a propietarios como a clientes.
Cada reserva dispone de un editor personal completamente independiente y editable. Mediante él, podremos realizar el seguimiento y verificación del estado en que se encuentra, el desglose de importes y la distribución de beneficios (con o sin sobretarificación), la asignación a una oficina o minorista y sus comisiones correspondientes, así como anticipos cobrados y modelos para su liquidación.
En definitiva, una herramienta muy completa para que no se nos escape ningún detalle.
SEGUIMIENTO DE RESERVAS Y CONTROL DE EVENTOS:
En un sistema centralizado, es imprescindible controlar todas las incidencias y verificaciones que se producen, así como el momento y las condiciones en que los operarios de nuestra central intermedian o resuelven.
Para ello, CENTRALGEST, incorpora un sistema de avisos que interactúa con el operario y le alerta de los controles que todavía no efectuados en cada reserva.
La activación, desactivación o verificación de cualquiera de estos controles da lugar a un histórico de movimientos que permite disponer de un controlador exhaustivo con todas las operaciones realizadas por fecha y hora, almacenando así todas las incidencias y permitiendo efectuar seguimientos casi “milimétricos” de la evolución de cualquier reserva de un alojamiento.
CONFIRMACIONES Y BONOS:
Es una herramienta muy versátil y, sobre todo, parametrizable. Por ese motivo dispone de una gran cantidad de documentos tipo, para que cada central adapte el programa a su forma de trabajar, y no tenga, en ningún momento, que adaptar su formade trabajar al funcionamiento de la plataforma.
Cada vez que se realiza una reserva existen documentos variados que permiten la facturación de la reserva al cliente, al propietario, al minorista, la autofactura de liquidación de comisiones, con y sin entrega a cuenta, la emisión de recibos bancarios variados, prerreservas, reservas y bonos. El objeto es automatizar todas aquellas tareas diversas que puedan ser necesarias para el desarrollo de la actividad en la central de reservas.
LIQUIDACIÓN DE COMISIONES:
Es indispensable en un sistema de este tipo disponer de herramientas que permitan la liquidación totalmente automatizada de comisiones. CENTRALGEST permite, con solo pulsar un botón, obtener la facturación completa de las comisiones devengadas (mensuales, trimestrales, entre fechas) y agrupadas por alojamientos. Permite, así mismo,enviar las cartas de liquidación y pre-liquidación de forma automática y emitir los recibos bancarios para pasarlos al cobro. Permite, además, efectuar revisiones y dejarlas pendientes para que se incorporen a la facturación del próximo periodo de forma automática, mantener un histórico de la facturación de cada cliente y el control de remesas.
Estas posibilidades están incluidas en nuestra oferta si bien su uso es completamente opcional.
SISTEMA DE GARANTÍA DE LA SATISFACCION. SGS.
Las reservas que recibe el alojamiento se dan de alta en el programa de gestión. El objetivo perseguido es que el cliente quede registrado con todos los datos relativos a su identificación, entre los que se incluye, como es lógico, la cuenta de correo electrónico.
El correo electrónico del cliente será el medio utilizado para el envío del Cuestionario de Valoración.
Como premisa inicial, cada establecimiento cuenta con la potestad de activar o desactivar el Sistema de Valoración en un momento determinado a través de la configuración del módulo de gestión. Una vez activado, se envía mediante correo electrónico una invitación a cada cliente para que rellene el formulario de valoración.
La encuesta remitida a cada cliente abarca los siguientes aspectos:
1. Valoración del Establecimiento:
a. Instalaciones.
b. Trato.
c. Servicios.
d. Limpieza.
e. Decoración.
f. …
2. Valoración del Municipio/Entorno:
a. Servicios de información.
b. Indicaciones en el municipio.
c. Servicios en la localidad.
d. Entorno.
e. Limpieza.
f. Trato, afabilidad de los habitantes.
g. …..
3. Valoración de la Comarca:
a. Servicios de información.
b. Indicaciones sobre actividades a realizar.
c. Entorno.
d. Valoración de actividades.
e. Limpieza.
f. ……
4. Valoración de la región.
a. Imagen de la región antes de visitarnos.
b. Imagen de la región después de visitarnos.
c. Elementos que identifican a la región.
d. Aspectos que deberían mejorar.
e. Aspectos que más valoran.
f. …
g. ….
El formato que presenta la encuesta es eminentemente visual a fin de hacer más amena la confección de la misma por parte del cliente.
El turista responderá a las cuestiones quedando toda la información alojada en un servidor. Los alojamientos recibirán periódicamente informes sobre la valoración que los turistas hacen de él. Además también recibirán información sobre la valoración del municipio, la comarca y la región.
Esta información permitirá a los asociados la mejora de servicios e instalaciones en busca de la excelencia.
Los datos obtenidos sobre municipios, comarcas y la región permitirán a la asociación o el destino, el elaborar actuaciones de manera conjunta con organismos públicos o de manera individual para mejorar los servicios que prestamos a nuestros clientes.
GESTIÓN DE DISPONIBILIDAD INDIVIDUAL PARA EL ALOJAMIENTO.
Este servicio está relacionado con el número de reservas adquirido y posibilita incorporar en la web de cada alojamiento su propia herramienta personalizada que permite ofrecer a sus clientes disponibilidad, reservas online, ofertas contratables y otros datos completamente actualizable, SIN comisión sobre reservas.
Es, sin ninguna duda, la utilidad para webs más avanzada del mercado y permite:
– Crear, modificar y subir OFERTAS a la web en cualquier momento.
– Adaptar la web para que cumpla la LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS.
– BUSCADOR DE DISPONIBILIDAD mediante la introducción de fecha de entrada.
– CALENDARIO DE DISPONIBILIDAD.
– CONDICIONES DE CANCELACIÓN, modificables en cualquier momento.
– OPINIONES DE TUS CLIENTES con sus valoraciones y apreciaciones (opcional).
Todo modificable desde su aplicación RuralGest.
GESTIÓN DE RESERVAS DESDE EL MÓVIL.
El sistema de gestión de reservas desarrollado cuenta con funciones operativas que permiten a un propietario realizar reservas en su propio planning desde un terminal móvil con tecnología 3G o GPRS.
Esta operación, también denominada “bloqueo de días”, se realiza a través de la conexión a Internet mediante el terminal, siendo necesaria la activación del servicio desde el Sistema de Gestión de Establecimientos Rurales.
Para el acceso a la herramienta, el usuario debe identificarse con login y password antes de acceder al menú de opciones.
Las opciones principales son:
Buscar Reservas:
Esta opción permite localizar reservas que se encuentran anotadas en el planning en modo consulta. Localiza la fecha de entrada de las reservas con lo que puede equipararse, en modo muy simplificado, a la hoja de entrada que aporta el Sistema de Gestión instalado en el ordenador.
Buscar disponibilidad:
Realiza una búsqueda de número de noches disponibles a partir de una fecha determinada. Muestra la disponibilidad y permite la obtención de un presupuesto en función del número de plazas seleccionadas para el número de noches introducido.
Para finalizar, permite la ejecución de la reserva, con la posibilidad de introducir los datos básicos de contacto del cliente. Tras este proceso, la reserva quedaría reflejada en el planning de disponibilidad del establecimient mostrando los días correspondientes como ocupados.
MÓDULO DE CREACIÓN DE PAQUETES Y EXPERIENCIAS.
El turista ha evolucionado, ya no compra “camas” sino que consume “EXPERIENCIAS” . Somos conscientes de este hecho y por ese motivo se han desarrollado los nuevos módulos.
Módulo de Comercialización de Ofertas y Experiencias: Este nuevo módulo permite a un establecimiento el diseñar Ofertas en base a Experiencias, por ejemplo: “Fin de semana Romántico”, “Escapada Activa”, “Fin de semana Relax”,…. El establecimiento diseña Experiencias que engloban a su alojamiento y actividades que el puede dar en el mismo, o que el contrata a empresas cercanas.
Módulo de Creación de Paquetes: Este módulo está disponible en CentralGest y es un módulo que utilizan los destinos para crear paquetes que integren varios alojamientos, empresas de actividades, visitas guiadas, etc,…
Ejemplo de paquetes:
“Ruta por el Norte de Extremadura”, “Vinos del Duero”, “Via de la Plata”, “El Románico en Castilla y León”… La herramienta permite que el turista contrate el paquete, seleccionando en que alojamientos desea dormir, con opciones de actividades, etc,…
FORMACIÓN DE LOS RESPONSABLES DE LA CENTRAL
El personal de la central recibirá un curso de formación que dependerá de los módulos que deseen utilizar. Además dispondrá de un servicio de asistencia y formación online que le resolverán cualquier duda y problema en la utilización de las herramientas. El horario del personal es de 9 a 14 horas y de 17 a 20 horas de Lunes a Viernes. Exceptuando festivos nacionales y locales
MÓDULO OPCIONAL DE GEOPORTALES Y REALIDAD AUMENTADA
Geoportales es un servicio Web exclusivo para Destinos Turísticos y operadores basados en el GeoPosicionamiento de contenidos.
Geoturismo es un visor geográfico en el cual se muestran posicionados los recursosy servicios turísticos del territorio con el objetivo de poner a disposición del turista toda la información del destino para promocionarlo.
La navegación está basada en la intuitiva solución de Google Maps® y en iconografía distribuida por categorías.
La ficha de cada recurso del mapa mostrará toda la información del mismo, con la posibilidad de subir fotos y vídeos.
Así mismo se incorporan funcionalidades automáticas, como la visión “a pie de calle” gracias a StreetView y “cómo llegar” a través de Google Directions.
La Realidad Aumentada consiste en aportar información contextual y en tiempo real a la imagen que muestra un teléfono móvil a través de su cámara de vídeo. LAYAR, es un software capaz de detectar objetos dentro del campo de visión de la cámara del móvil, y ubicarlos dentro de una localización geográfica concreta, ampliando e interpretando el territorio.
Geoportales ofrece la posibilidad a los Destinos Turísticos de toda España de disponer de un potente instrumento de comunicación, promoción y gestión del territorio, a través del cual llegar al turista y ofrecer dentro de sus Webs de Destino, toda la información turística, poniéndola en valor y convirtiéndolos al nuevo modelo de desarrollo a través de la innovación y las nuevas tecnologías.
Geoportales y Realidad Aumentada no se encuentran por defecto dentro de sistema al requerir una carga importante de información, por lo que requiere un presupuesto individual para cada destino.
Costes primer año:
• Puesta en marca y configuración 170 alojamientos, hoteles y empresas de actividades
• Creación y Portal central de reservas y administración call center
• Mantenimiento de sistema 2 año y sucesivos: 6.500€
• Formación por administrador: 5 horas 750€
Los precios no incluyen IVA
Forma de pago: 50% a la firma del contrato, 25% a 60 días, 25% restante a 90 días.
Cronograma de tiempos:
• Configuración alojamientos: según cada alojamiento facilite la información necesaria.
• Puesta en marcha del portal-central de reservas: 30 días
